Meestal gaat veel aandacht binnen een organisatie naar het voorkomen van incidenten door risico’s weg te nemen, installaties veilig te ontwerpen, werkzaamheden goed voor te bereiden en medewerkers bewust te maken van risico’s.

Maar je kunt nooit uitsluiten dat er toch iets misgaat: een brand, ernstig ongeval, lekkage, stroomuitval, overstroming of andere calamiteit. Op zo’n moment moet een organisatie voorbereid zijn.

Een noodorganisatie is effectief als niet alleen de plannen op orde zijn, maar ook mensen, middelen en verantwoordelijkheden daadwerkelijk functioneren tijdens een noodsituatie.

Best Practices

Welke Best Practices ben ik in het verleden tegengekomen in de noodvoorbereiding?

• Baseer je noodorganisatie op scenario’s. Kijk daarbij niet alleen naar de meest waarschijnlijke scenario’s (met een grote kans en minder grote gevolgen), maar overweeg ook een aantal worst case scenario’s (met een kleine kans en grote gevolgen), mee te nemen. De scenario’s moeten vanzelfsprekend aansluiten op de daadwerkelijke risico’s en omgeving van de organisatie. Evalueer die scenario’s periodiek. Doe dat bijvoorbeeld na (bijna-)incidenten die invloed hebben op je scenario’s, na veranderingen in processen en installaties, grote organisatorische wijzigingen, nieuwe wet of regelgeving, veranderingen in de omgeving of extreme weersomstandigheden. Ofwel: maak de noodvoorbereiding onderdeel van je MOC proces. Een flink aantal jaren geleden zouden een droneaanval, twee weken stroom- of internetuitval, extreem lage waterstand en een cyberaanval waarschijnlijk lager op ons lijstje van mogelijke scenario’s hebben gestaan dan op dit moment.
• Zorg dat de BHV organisatie aansluit op de gekozen noodscenario’s en maak verantwoordelijkheden en minimale bezetting expliciet. Wie neemt de leiding? Wie verleent eerste hulp? Wie start een ontruiming? Wie vangt externe hulpdiensten op? Bepaal hoeveel mensen minimaal nodig zijn om een noodscenario op te kunnen vangen en welke functies of deskundigheid nodig zijn. Leg ook vast wanneer de bezetting onvoldoende is en wat je dan gaat doen (bepaald werk stoppen,  een gedeelte van de installatie stilleggen of extra ondersteuning organiseren?). Kijk daarbij niet alleen naar een normale werkdag, maar ook naar nachten, weekenden, vakanties en andere situaties met een minimale bezetting.
• Leg vast wanneer moet worden opgeschaald. Bepaal wanneer en hoe de bedrijfsnoodorganisatie of crisisorganisatie wordt geactiveerd en wie daartoe besluit. Leg dit vast in het bedrijfsnoodplan.
• Zorg dat het noodplan ook zonder het netwerk beschikbaar is. Zorg dat essentiële informatie tijdens een noodsituatie bereikbaar blijft ook als de elektriciteit, het computernetwerk of het documentmanagementsysteem niet beschikbaar is. Denk bijvoorbeeld aan belangrijke telefoonnummers, plattegronden, verzamelplaatsen, relevante installatiegegevens, de belangrijkste noodprocedures en contactgegevens.
• Test de alarmering. Een werkende sirene betekent nog niet dat iedereen wordt bereikt. Kun je het alarm overal horen? Ook buiten en in gebouwen met veel achtergrondgeluid? Weten medewerkers wat verschillende alarmsignalen betekenen? En hoe worden mensen gewaarschuwd die op dat moment bijvoorbeeld op een dak, in een besloten ruimte of op een afgelegen gedeelte van het terrein werken? Denk bij een ontruiming ook aan medewerkers met een gehoorbeperking of gehoorbescherming.
• Heb veel aandacht voor communicatie tijdens een noodsituatie. Leg vast wie communiceert met de BHV organisatie, medewerkers, familieleden, senior management, hulpdiensten, overheidsdiensten, media en eventueel andere betrokken partijen. Welke communicatiemiddelen worden gebruikt? Welke alternatieven zijn er bij een grote stroomstoring als mobiele telefoons, elektriciteit en het computernetwerk niet meer beschikbaar zijn?
• Bepaal vooraf wanneer je evacueert en wanneer juist niet. Ontruimen is niet bij ieder scenario de veiligste oplossing. Bij bijvoorbeeld een toxische wolk, een incident bij een buurbedrijf of bepaalde weersomstandigheden kan binnen blijven en ramen en deuren sluiten juist veiliger zijn. Moeten mensen evacueren, verzamelen, binnen blijven of naar een ander gedeelte van het terrein gaan? En zorg dat medewerkers begrijpen wat verschillende instructies betekenen.
• Vergeet bezoekers, contractors  en kwetsbare personen niet. Bezoekers en contractors kennen de locatie niet en daarom is het belangrijk dat ze goede instructies krijgen over het type alarmering, wat zij moeten doen wanneer een noodsituatie ontstaat, de windrichtingindicatie en de verzamelpunten. Zorg dat bezoekers altijd onder begeleiding zijn en instrueer medewerkers dat zij bij een ontruiming hun bezoekers meenemen. Zorg er daarnaast voor dat in de werkvergunningprocedure waar nodig vooraf wordt nagedacht over noodsituaties. Welke vluchtwegen zijn er? Hoe wordt iemand gewaarschuwd? Hoe kan iemand het werk veilig stoppen? En hoe weet de noodorganisatie dat daar mensen aanwezig zijn? Vraag je daarnaast af of de noodprocedures voldoende rekening houden met kwetsbare personen (bijvoorbeeld mensen met een beperkte mobiliteit, slechthorend of anderstalig).
• Organiseer de ontruiming goed. Leg duidelijk vast wie controleert of ruimtes daadwerkelijk leeg zijn. Werk bij voorkeur met aangewezen evacuatie of ontruimingsleiders die een bepaald gedeelte van het gebouw controleren en hun bevindingen terugmelden. En het lastigste is, in mijn ervaring, om goed na te denken over hoe je weet of iedereen het gebouw heeft verlaten. Werk je met ontruimingsleiders, toegangsregistratie, tellijsten of een combinatie daarvan? Ik heb al deze systemen meegemaakt en geen ervan is volledig waterdicht. Maak in ieder geval een bewuste keuze en oefen die werkwijze regelmatig.
• Bereid de samenwerking met externe hulpdiensten voor. Bij grotere incidenten spelen brandweer, ambulance of politie een belangrijke rol. Maar externe hulpdiensten kennen jouw locatie niet. Zorg dat zij over essentiële informatie beschikken. Hoe komen ze door het hek? Waar moeten zij zich melden? Welke gevaarlijke stoffen zijn er op het terrein? En waar mag bijvoorbeeld beslist geen water worden gebruikt om te blussen? Zorg ook dat duidelijk is wie de hulpdiensten opvangt en wie bij aankomst de eerste overdracht verzorgt. Zij moeten snel informatie kunnen krijgen over wat er is gebeurd, waar eventuele slachtoffers zijn, welke gevaren aanwezig zijn, welke maatregelen al zijn genomen en wat de actuele situatie van de installatie is.
• Denk aan de buren. Wissel relevante informatie uit met naburige bedrijven en maak waar nodig afspraken over alarmering en vluchtroutes over elkaars terrein.
• Controleer alle hulpmiddelen periodiek. Zorg dat middelen beschikbaar, bereikbaar en aantoonbaar functioneel zijn. Denk niet alleen aan brandpompen, sprinklers en hydranten, maar ook aan alarmeringssystemen, noodverlichting, vluchtwegen, nooduitgangen, blusmiddelen, EHBO voorzieningen, communicatiemiddelen, noodstroom en toegang voor hulpdiensten.
• Oefen alle scenario’s. Zorg dat alle relevante scenario’s periodiek geoefend worden. Dus niet alleen een ontruiming, maar bijvoorbeeld ook brand, explosie, bommelding, lekkage van gevaarlijke stoffen die met elkaar kunnen reageren, een groot milieu incident en zelfs die droneaanval. Oefen waar mogelijk samen met hulpdiensten en met LOTUS slachtoffers, of in ieder geval met een oefenpop. Maak het zo echt mogelijk. En soms is het ook voldoende om een table top oefening te doen waarin je een scenario alleen op papier doorloopt. Wat ik van oefenen heb geleerd, is dat dit soms onverwachte leerpunten oplevert. Zo oefende de gezamenlijke brandweer op een van de locaties waar ik werkte altijd tot en met het daadwerkelijk inzetten van water uit de brandspuit. Toen dat een keer wat langer duurde, bleek het water heel slecht weg te lopen en liep een deel van het terrein onder. Daardoor bleek dat er een – tot dan toe onbekend – risico was dat brandbare of gevaarlijke vloeistoffen zich met het bluswater verder over het terrein zouden verspreiden.
• Leer aantoonbaar van oefeningen en incidenten. Evalueer elke oefening. Betrek daar waar mogelijk ook de externe hulpdiensten en LOTUS slachtoffers bij. Noteer daarom de actiepunten, los ze op, pas zo nodig het bedrijfsnoodplan aan en neem relevante punten mee naar een volgende oefening. Vanzelfsprekend is het minstens zo belangrijk om ook een echt incident na afloop te evalueren.
• Bereid je voor op langdurige verstoring Stel dat een locatie twee weken geen elektriciteit heeft. Het IT netwerk valt langdurig uit. Of medewerkers kunnen de locatie gedurende langere tijd niet bereiken. Business continuity management richt zich op het in stand houden en herstellen van kritieke activiteiten. Leg daarom vooraf vast hoe je bij langdurige verstoringen blijft functioneren.
• Denk ook na over herstel en nazorg. Leg vast wie bepaalt wanneer een gebouw, installatie of proces na een incident weer veilig in gebruik kan worden genomen en welke controles daarvoor nodig zijn. Denk daarbij ook aan mensen. Een ernstig incident kan veel impact hebben op medewerkers, slachtoffers, collega’s en soms ook familieleden. Zorg daarom dat duidelijk is hoe opvang en nazorg worden georganiseerd en hoe medewerkers na het incident worden geïnformeerd en begeleid.
• Heb aandacht voor training en vastlegging. Train mensen niet alleen in wat zij moeten doen, maar waar nodig ook in besluitvorming, communicatie en samenwerking tijdens een incident. Herhaal deze trainingen periodiek. Houd ook bij wie bij oefeningen aanwezig is geweest, om te voorkomen dat bepaalde functionarissen jarenlang niet oefenen.

Tot slot

Uiteindelijk moet de voorbereiding ook in de praktijk werken. Zorg daarom dat mensen weten wat ze moeten doen en oefen dat regelmatig.