De QHSE-teams waarmee ik in de loop van de tijd heb samengewerkt, varieerden sterk in omvang. Groot of klein, ik zag altijd veel meer werk dan we konden doen 😊.

Maar wanneer heb je eigenlijk voldoende mensen en middelen voor QHSE?

Daar is eigenlijk geen algemeen antwoord op te geven. Een kantoororganisatie met duizend medewerkers vraagt iets anders dan een chemische fabriek met hetzelfde aantal mensen. Bovendien verschilt de rol van QHSE sterk per organisatie. Soms beheert QHSE een groot deel van het managementsysteem of heeft de afdeling een grote rol bij de werkvergunningverlening, terwijl bij andere bedrijven veel meer verantwoordelijkheid in de lijn ligt.

Ook de wet vertelt ons meestal niet hoeveel mensen we nodig hebben. Voor preventiemedewerkers bestaat bijvoorbeeld geen algemene regel van één preventiemedewerker per zoveel werknemers. Ook voor BHV geldt geen simpel wettelijk minimumaantal per aantal medewerkers. De benodigde organisatie moet passen bij de risico’s en omstandigheden.

Hoe weet je dan of het genoeg is?

Wat mij betreft heel praktisch: inventariseer wat er gedaan moet worden en hoeveel tijd en deskundigheid daarvoor nodig zijn.

Wetgeving moet worden bijgehouden, inspecties en audits moeten plaatsvinden, incidenten moeten worden onderzocht, trainingen georganiseerd, risicoanalyses uitgevoerd en acties opgevolgd. Daarnaast wil je voldoende tijd overhouden om op de werkvloer aanwezig te zijn en preventieve taken uit te voeren.

Daarbij is natuurlijk niet iedere taak even belangrijk. Capaciteit moet vooral beschikbaar zijn voor de wettelijke verplichtingen en de grootste risico’s.

En capaciteit gaat niet alleen over aantallen mensen. Ook voldoende budget, deskundigheid, goede systemen, meetmiddelen, externe expertise en opleidingsmogelijkheden bepalen wat een QHSE-organisatie daadwerkelijk kan doen.

Tenslotte is zo’n inventarisatie ook een goed moment om te kijken welke werkzaamheden daadwerkelijk door QHSE moeten worden uitgevoerd en welke bij de lijn horen.

Zet wat er gedaan moet worden af tegen de beschikbare capaciteit en je krijgt in ieder geval zicht op waar de belangrijkste tekorten zitten.

Wat als er weinig QHSE-capaciteit is?

Als er geen goede match is, verdwijnen het werk en de risico’s natuurlijk niet zomaar. Er is alleen minder capaciteit om ze te bewaken en te beheersen. Dat betekent dat je keuzes moet maken. Een audit wordt uitgesteld, een inspectie minder vaak uitgevoerd, je onderzoekt alleen de meest ernstige incidenten, een procedure wordt later herzien of een verbeterprogramma later opgestart.

Voor mij is vooral belangrijk dat de organisatie weet wat niet wordt gedaan en welk risico zij daarmee accepteert.

Stel dat er onvoldoende tijd is om wijzigingen in wet- en regelgeving structureel te volgen. Dan is het risico niet alleen dat een QHSE-taak blijft liggen, maar dat de organisatie mogelijk niet meer aan haar wettelijke verplichtingen voldoet.

Hetzelfde geldt voor een onderdeel van een veiligheidsbeheerssysteem dat onvoldoende wordt onderhouden. Welke beheersmaatregelen worden daardoor zwakker? Welke afwijkingen kunnen worden gemist? En wat kan daarvan het gevolg zijn?

Daarmee gaat het gesprek binnen de organisatie niet meer alleen over capaciteit, maar over risicobereidheid. Mijn ervaring is overigens dat dit soort gesprekken nog maar weinig expliciet worden gevoerd. En dan wordt het belang ervan helaas soms pas duidelijk na een incident, een ernstige auditbevinding of een boete van een toezichthouder. Werk waarvoor eerder geen capaciteit beschikbaar was, blijkt dan ineens toch urgent.

Als QHSE vooral brandjes blust

Mijn ervaring – uit het verleden – is ook dat onderbezette QHSE-afdelingen bijna vanzelf worden gedwongen om reactief te werken.

Incidenten moeten worden onderzocht, audits voorbereid, vragen van toezichthouders beantwoord en urgente problemen opgelost. Dat werk kun je meestal niet uitstellen en vult daardoor al snel de agenda.

Het preventieve werk kan vaak wel wachten: een trendanalyse kan volgende maand. Een extra ronde op de werkvloer ook. Die grondige evaluatie van een beheersmaatregel schuiven we nog even door. Totdat volgende maand opnieuw volloopt met urgente zaken.

Dat is vergelijkbaar met een brandweer die alleen nog maar uitrukt en geen tijd meer heeft om gebouwen te inspecteren of preventieve controles uit te voeren.

En er kan nog iets gebeuren. Als een afdeling jarenlang vooral brandjes moet blussen, gaat zij zich daar vanzelf steeds meer op richten. Dat zie je uiteindelijk terug in de werkwijze, competenties en misschien zelfs de samenstelling van het team. Terwijl structureel preventief werken deels andere kwaliteiten vraagt.

Preventie vraagt tijd om risico’s vooraf te identificeren, trends te analyseren, oorzaken achter problemen te zoeken, medewerkers en leidinggevenden te coachen en verbeteringen te realiseren voordat er iets misgaat. Juist dit preventieve werk komt bij een organisatie met krappe capaciteit gemakkelijk onder druk te staan, omdat het niet altijd direct noodzakelijk lijkt voor de operatie van vandaag. Om daar toch voldoende tijd voor vrij te maken, is ook een zekere onafhankelijkheid van de QHSE-functie nodig. Daar schreef ik eerder over in een andere blog.

Een structureel onderbezette QHSE-afdeling maakt de organisatie daarmee uiteindelijk niet efficiënter, maar kwetsbaarder.

Maar veel capaciteit is niet automatisch beter

Het risico bij een QHSE-afdeling met veel capaciteit is dat steeds meer QHSE-gerelateerd werk bij QHSE terechtkomt. Inspecties, risicoanalyses en verbeteracties worden dan al snel iets “van QHSE”. De afdeling heeft immers de ruimte om taken op te pakken en over te nemen. Daarmee kan ongemerkt ook de verantwoordelijkheid verschuiven: veiligheid wordt steeds meer iets van QHSE en steeds minder iets van de lijn.

Dat is niet de bedoeling. QHSE moet ondersteunen, adviseren, uitdagen, bewaken en waar nodig specialistische deskundigheid leveren. Maar het eigenaarschap van de risico’s hoort bij de operatie en het lijnmanagement te blijven.

Daarnaast heeft vanzelfsprekend ook een QHSE-manager de verantwoordelijkheid om de eigen afdeling niet onnodig groot te maken en zorgvuldig om te gaan met de middelen van de organisatie. Mijn pleidooi is zeker niet om zoveel mogelijk QHSE-capaciteit te organiseren, maar om de capaciteit te organiseren die past bij de rol, verplichtingen en risico’s van de organisatie.

Tot slot

Ik denk dat we daarom moeten streven naar een QHSE-organisatie die voldoende capaciteit heeft om haar rol goed te vervullen, zonder de verantwoordelijkheid van de lijn over te nemen.

Weten we wat nodig is om onze belangrijkste risico’s en verplichtingen te beheersen? Hebben we daarvoor voldoende mensen, deskundigheid, tijd en middelen? En als dat niet zo is, weten we dan bewust wat we níet doen en welk risico we daarmee accepteren?

Misschien is dat uiteindelijk het beste uitgangspunt voor voldoende QHSE-capaciteit. Wat vinden jullie?