De directiebeoordeling is in veel organisaties iets wat waar we net op tijd aan denken, wat we ook nog moeten doen en wat we vooral doen omdat het een iso verplichting is. Is dat wel terecht of zou het zoveel meer kunnen zijn?

Wat is een directiebeoordeling?

De directiebeoordeling is een essentieel onderdeel van managementsystemen volgens de ISO-norm. Tijdens een directiebeoordeling beoordeelt de directie of het managementsysteem effectief functioneert, voldoet aan de eisen en of het bijdraagt aan de strategische doelstellingen van de organisatie.

Waarom is een directiebeoordeling belangrijk?

De directiebeoordeling is belangrijk om de volgende redenen:

• Om het ISO-certificaat te behouden en te voldoen aan externe eisen.
• Om inzicht te krijgen in eventuele hiaten of zwakke plekken in het managementsysteem die aangepakt moeten worden.
• Om tijdig te kunnen bijsturen en te voorkomen dat kleine problemen groter worden
• Om de voortgang en prestaties structureel vast te leggen, waardoor verbeteringen meetbaar en aantoonbaar zijn.
• Om ook vast te leggen waar het juist goed gaat, zodat successen gevierd en geborgd kunnen worden.
• Om een cultuur van continue verbetering te stimuleren binnen de organisatie.

Hoe ziet een goed directiebeoordelingsproces eruit?

Dit zijn de Best Practices uit mijn werkpraktijk:

• Leg vast hoe vaak de directiebeoordeling moet plaatsvinden en wie daarbij aanwezig moet zijn. Leg ook de benodigde input en output vast. In mijn huidige afdeling zijn we overgegaan op een frequentie van 1x per kwartaal en dat bevalt heel goed daardoor kun je vaker en sneller bijsturen.
• Organiseer de juiste input door relevante gegevens te verzamelen, zoals interne en externe auditresultaten, feedback van klanten en medewerkers, prestatie-indicatoren (KPI’s), status van corrigerende maatregelen, relevante periodieke rapportages.
• Zorg dat alle relevante managementinformatie tijdig beschikbaar is, zodat de directie een volledig en actueel beeld krijgt.
• Neem ook externe ontwikkelingen mee, denk aan marktveranderingen, wijzigingen in wet- en regelgeving of technologische trends die gevolgen kunnen hebben voor het managementsysteem of de strategie.
• Betrek meerdere disciplines bij de voorbereiding. Laat afdelingen zoals HR, financiën, operations en SHE input leveren, zodat de beoordeling een integraal beeld van de organisatie geeft.
• Evalueer de effectiviteit van eerder genomen acties. Kijk terug naar de conclusies en acties van vorige directiebeoordelingen en bespreek wat daarvan is gerealiseerd, wat niet, en waarom.
• Zorg voor een gestructureerde agenda om het gesprek gefocust te houden.
• Zorg dat de beoordeling aansluit op de strategische doelen van de organisatie, zodat het gesprek niet alleen terugblikt, maar ook richting geeft aan toekomstige keuzes.
• Bespreek tijdens de beoordeling sterke punten, knelpunten en kansen voor verbetering.
• Leg na afloop de uitkomsten vast in een rapportage, inclusief genomen acties en een beperkt aantal SMART verbeterdoelen voor het komende jaar
• Koppel de resultaten terug naar de betrokken afdelingen, zodat zij weten wat er met hun input wordt gedaan en welke verbeteringen worden doorgevoerd.
• Volg de voortgang van acties actief op en evalueer bij de volgende directiebeoordeling wat daadwerkelijk is gerealiseerd.

Tot slot

Op de juiste manier uitgevoerd, kan de directiebeoordeling het belangrijke moment zijn van hoog over terugkijken, dat we in de dagelijkse hektiek vaak missen. Waarmee we ook de kans missen om tijdig bij te sturen en de dagelijkse hektiek mogelijk nog uitdagender wordt.

Hoe gaat dat bij jullie, is de directiebeoordeling een verplichting die vaak bijna vergeten wordt of een waardevol bijstuur-instrument?