We kennen allemaal de veiligheidscultuurladder, waarbij de onderste trede staat voor de situatie waarin men “alleen aan de wet voldoet”. Die positie wordt vaak als minimaal beschouwd, alsof naleving van de wet een vanzelfsprekendheid is.

Maar is dat wel terecht? Als een organisatie werkelijk volledig compliant is, staat zij dan aan de onderkant van de ladder, of juist op een stevig fundament waarop verder kan worden gebouwd? En laten we eerlijk zijn: welk bedrijf weet zeker dat het volledig aan de wet voldoet?

Mijn ervaring is dat het niet eenvoudig is voor de meeste bedrijven om volledig aan de wet te voldoen, omdat wet- en regelgeving omvangrijk en complex is en ook nog regelmatig wijzigt.

Zeker voor kleine bedrijven is het een grote uitdaging. Zij moeten met beperkte capaciteit voldoen aan uiteenlopende nationale eisen op het gebied van o.a. milieu en arbeidsomstandigheden en rekening houden met direct werkende Europese voorschriften zoals REACH, CLP, ATEX en de Machinerichtlijn.

Daarbij komt dat in veel organisaties kennis van wetgeving versnipperd is (over o.a. HR, de technische dienst, SHEQ etc). Zonder een proces dat deze kennis samenbrengt, ontstaan gemakkelijk hiaten in naleving.

Wat is een compliance proces?

Een compliance proces beschrijft de manier waarop een organisatie aantoonbaar voldoet aan relevante wet- en regelgeving. Het biedt inzicht in:

• welke regels op de organisatie van toepassing zijn;
• hoe aan deze regels wordt voldaan;
• wie verantwoordelijk is voor de uitvoering en het toezicht; en
• hoe wijzigingen worden gevolgd en geïmplementeerd.

Daarnaast voorziet een goed complianceproces in het signaleren van afwijkingen, het formuleren van corrigerende maatregelen, en het monitoren van de opvolging.

Waarom een goed compliance proces belangrijk is

Een goed ingericht compliance proces verkleint de kans op boetes, incidenten en persoonlijke aansprakelijkheid van het management, maar draagt ook bij aan vertrouwen bij klanten, toezichthouders en medewerkers. Het vormt de basis voor professioneel en duurzaam ondernemerschap,

Een goed compliance proces is bovendien een essentieel onderdeel van risicomanagement: het maakt zichtbaar waar nalevingsrisico’s bestaan en waaraan prioriteit moet worden gegeven.

En wie wil er werken bij of samenwerken met een organisatie die niet haar best doet om aan de wet te voldoen?

Hoe ziet een effectief complianceproces eruit?

• Breng de huidige situatie in kaart. Inventariseer welke wetten, besluiten en regelingen op de organisatie van toepassing zijn en leg vast in welke mate daaraan wordt voldaan. Gebruik audits of zelfevaluaties om eventuele tekortkomingen zichtbaar te maken.
• Benoem experts voor specifieke vakgebieden, zoals ATEX, asbest of elektrische veiligheid, die relevante wetgeving volgen, beoordelen en vertalen naar praktische maatregelen.
• Verzamel en beheer documenten als milieuvergunningen, bouwbesluiten en de onderliggende aanvragen en documentatie op een centrale plek. Zorg dat de informatie volledig, actueel en toegankelijk is.
• Gebruik een adequaat compliance systeem, waarin de wettelijke verplichtingen en bijbehorende maatregelen zijn vastgelegd. Zorg dat dit systeem ook de monitoring van wijzigingen in wet- en regelgeving ondersteunt.
• Zorg voor een heldere rol- en taakverdeling. Leg vast wie voor welk compliance onderwerp verantwoordelijk is (bijvoorbeeld milieu, arbeidsveiligheid en/of brandveiligheid).
• Volg wetswijzigingen systematisch via officiële publicaties, brancheorganisaties of gespecialiseerde diensten. Vertaal deze wijzigingen direct naar concrete acties binnen de organisatie.
• Anticipeer op nieuwe wetgeving. Houd beleidsvoornemens en conceptregelgeving in de gaten ook vanuit Europa.
• Begrijp de betekenis van wetgeving. Besteed aandacht aan de interpretatie van regels door vakliteratuur te lezen, deel te nemen aan seminars en kennisbijeenkomsten te bezoeken.
• Voer periodieke toetsingen uit. Plan interne audits of compliance-checks om te verifiëren of de organisatie nog steeds aan de wettelijke eisen voldoet. Gebruik de resultaten om verbetermaatregelen te formuleren.
• Ga zorgvuldig om met afwijkingen. Wanneer naleving tijdelijk niet mogelijk is, leg dit vast inclusief een risico-inschatting en mitigerende maatregelen. Laat afwijkingen expliciet accepteren door een manager met de juiste bevoegdheid.
• Versterk bewustwording in de organisatie. Informeer medewerkers over de relevantie van wet- en regelgeving voor hun dagelijkse werkzaamheden.

Tot slot

Volledige naleving van wet- en regelgeving is een proces dat nooit af is. Wetgeving wijzigt, verantwoordelijkheden verschuiven en bedrijfsactiviteiten ontwikkelen zich. Een goed ingericht compliance proces zorgt ervoor dat organisaties deze veranderingen gestructureerd opvangen.

En jullie, hoe hebben jullie dit proces ingericht?