Veel organisaties waar ik gewerkt heb, hebben een vorm van 5S geïntroduceerd (overigens met wisselend succes).
5S staat voor:
1. Sorteren – Scheid wat nodig is van wat overbodig is. Alles wat niet gebruikt wordt, gaat weg.
2. Schikken – Geef alles een vaste, logische plek. Wat je vaak nodig hebt, moet binnen handbereik zijn.
3. Schoonmaken – Maak de werkplek grondig schoon en houd het schoon.
4. Standaardiseren – Leg afspraken vast over hoe je de eerste drie stappen borgt.
5. Standhouden – Zorg voor discipline en herhaling, zodat 5S een gewoonte wordt.
Waarom zou je 5S toepassen?
Om een goed georganiseerde, opgeruimde en schone werkplek te krijgen en houden. En daarmee een veilige en efficiënte werkplek.
👉 Meer productiviteit: Alles ligt op een vaste plek, binnen handbereik. Minder zoeken, minder afleiding.
👉 Meer veiligheid en kwaliteit: Gevaarlijke situaties worden eerder gesignaleerd én voorkomen. Door regelmatig schoon te maken, wordt struikel en uitglij gevaar beperkt. Verkeerde of ondeugdelijke materialen worden afgevoerd tijdens het sorteren en kunnen niet meer per ongeluk worden toegepast.
Voorbeeld uit de praktijk: Op een locatie waar ik werkte had men per vat een LOTOTO-kar samengesteld met alle materialen die nodig zijn om het vat veilig te stellen.
👉 Meer werkgeluk: Mensen werken prettiger in een schone, georganiseerde omgeving waar ze zelf invloed op hebben.
👉 Overbrengen best practise: De beste manier van werken wordt op een toegankelijke en makkelijke manier overgebracht op nieuwe medewerkers.
Hoe kun je 5S het beste implementeren?
De meest succesvolle 5S-implementatie die ik heb meegemaakt, werd volledig met de medewerkers geintroduceerd en uitgevoerd. Er werd een team gevormd met een facilitator, een operator uit elke ploeg en iemand van buiten de afdeling die scherpe vragen kon stellen als: “Waarom doen jullie dit eigenlijk zo?”
Samen keek het team hoe het werk slimmer kon worden ingericht: altijd voldoende voorraad, geen tijdverlies door zoeken naar gereedschap, de snelste en veiligste werkwijze als standaard. De medewerkers kregen eigenaarschap over de uitkomst.
Daarna werd de werkplek leeggehaald en opnieuw ingericht met alleen wat dagelijks of wekelijks nodig was. Wat overbleef, kreeg elders een plek. De nieuwe situatie werd geborgd met belijning, schaduwborden, foto’s en – waar nodig – voorraadgrenzen (min/max).
Om het resultaat vast te houden, werden wekelijkse gemba-rondes ingevoerd: iedere plek werd beoordeeld op ‘goed’ of ‘kan beter’.
En zeker zo belangrijk 5S werd zichtbaar gehouden, door terugkoppeling van gemba rondes te delen in nieuwsbrief of toolbox, door waardering uit te spreken voor initiatieven van medewerkers, door als leidinggevende mee te lopen in gemba rondes en het goede voorbeeld te geven etc.
En jullie? Hoe wordt 5S binnen jullie organisatie toegepast? Wat werkt goed, en waar zit ruimte voor verbetering?