Ik heb zelf 5 jaar als contractor gewerkt, maar heb ook vaak aan de opdrachtgeverkant gestaan. Ik heb contractorveiligheid dus van beide kanten meegemaakt.
Wat mij, net als bij projectveiligheid, is opgevallen, is dat contractorveiligheid begint ver voordat een contractor bij de poort staat om met zijn of haar werkzaamheden te beginnen. Het begint bij de selectie en contractering en loopt door tot de evaluatie van het uitgevoerde werk. Daarbij is het belangrijk je te realiseren dat je werkzaamheden kunt uitbesteden, maar daarmee niet je eigen verantwoordelijkheid voor veiligheid.
Best Practises op het gebied van contractorveiligheid
Ik heb in mijn vorige banen en opdrachten de volgende Best Practices gezien:
Begin bij de selectie: Een selectie van contractors waarbij veiligheid een rol speelt, is een belangrijke eerste stap. Natuurlijk spelen prijs, kwaliteit, capaciteit en technische kennis een rol, maar veiligheid moet nadrukkelijk onderdeel zijn van de selectie. Welke eisen stel je aan de veiligheidsorganisatie van een contractor? Welke certificeringen verwacht je? Hoe zijn de veiligheidsprestaties in het verleden geweest? Hoe gaat de contractor om met incidenten en afwijkingen? En hoe zorgt hij ervoor dat medewerkers voldoende zijn opgeleid? Denk daarbij ook aan onderaannemers. Welke invloed wil je als opdrachtgever op de selectie van onderaannemers en de eisen die daaraan gesteld worden? Bij een van mijn eerdere werkgevers was bijvoorbeeld expliciet in het contract opgenomen dat iedere onderaannemer vooraf door de opdrachtgever moest worden goedgekeurd, waarbij ook QHSE een rol had. Dat heb ik altijd een Best Practice gevonden. Ik ben namelijk meerdere keren situaties tegengekomen waarin een groot deel van het daadwerkelijke werk door onderaannemers werd uitgevoerd, terwijl hun veiligheidsorganisatie en kwalificaties niet altijd op hetzelfde niveau lagen als die van de hoofdaannemer.
Maak veiligheid onderdeel van contractering en contractmanagement: Juist in de contractfase moet worden nagedacht over de veiligheidsverwachtingen. Welke eisen stellen we (ook voor onderaannemers)? Welke veiligheidsinformatie moet worden aangeleverd? Hoe gaan we prestaties volgen? En wat gebeurt er wanneer een contractor structureel niet aan de afspraken voldoet? QHSE kan helpen om deze eisen vooraf goed te formuleren en onderdeel te maken van selectie en contract. En dit klinkt allemaal vanzelfsprekend, maar in mijn ervaring is dit lang niet bij ieder bedrijf voldoende ingeregeld. En wat doe je als een contractor al wil starten terwijl het definitieve contract nog niet rond is of als er geen contract nodig is? Dan moeten de veiligheidsvoorwaarden in ieder geval vooraf aantoonbaar zijn vastgelegd. Het ontbreken van een (definitief) contract mag er niet toe leiden dat onduidelijk is welke veiligheidseisen gelden of wie waarvoor verantwoordelijk is. En dan de opvolging: veiligheidseisen in een contract hebben weinig waarde als gedurende de looptijd niet wordt gevolgd of ze ook worden nagekomen. Bespreek veiligheidsprestaties daarom periodiek met de contractor, volg afgesproken acties op en leg belangrijke bevindingen vast. Gebruik deze informatie vervolgens ook bij contractverlenging of een volgende aanbesteding.
Bepaal vooraf welke competenties nodig zijn: Bepaal vooraf per functie of risicovolle activiteit welke opleidingen, trainingen en kwalificaties noodzakelijk zijn. Denk bijvoorbeeld aan VCA en de benodigde kwalificaties voor kraanmachinisten, riggers, heftruckchauffeurs, hoogwerkergebruikers en medewerkers met specifieke rollen binnen het werkvergunningensysteem, zoals werkvoorbereider of aanvrager. Een competentiematrix kan daarbij helpen. Bedenk ook hoe wordt gecontroleerd of de medewerkers van contractors daadwerkelijk over de vereiste competenties beschikken.
Zorg dat contractors jouw verwachtingen kennen: Iedere organisatie heeft eigen procedures, standaarden en veiligheidsregels. Je kunt niet verwachten dat een contractor deze automatisch kent. Zorg daarom voor een goede veiligheidsintroductie en maak duidelijk wat je verwacht. Werkvergunningen, risicoanalyses, persoonlijke beschermingsmiddelen, incidentmeldingen, noodprocedures en Life Saving Rules kunnen daarbij aan de orde komen. Bij grotere werkzaamheden kan het opstellen van een V&G-plan en het leveren van een format daarvoor helpen om vooraf afspraken over risico’s, verantwoordelijkheden en samenwerking vast te leggen. De mensen die het werk uitvoeren moeten de afspraken niet alleen kennen, maar ook begrijpen en in de praktijk kunnen toepassen.
Maak onderscheid tussen verschillende contractors: Niet iedere contractor vraagt om dezelfde aanpak. Een huiscontractor die structureel en regelmatig werkzaamheden op je locatie uitvoert, vraagt om een andere vorm van contractor management dan een specialistische contractor die eenmalig een beperkte klus komt uitvoeren. Daarbij speelt niet alleen de frequentie waarmee iemand op locatie komt een rol, maar vooral ook het risico en de complexiteit van de werkzaamheden. De basis moet voor iedereen op orde zijn: duidelijke veiligheidseisen, de juiste competenties, kennis van de relevante regels en risico’s en passende afspraken over toezicht. Een eenmalige klus kan immers ook zeer risicovol of complex zijn. Maar bij huiscontractors kun je verder gaan in de samenwerking. Denk bijvoorbeeld aan periodiek overleg over veiligheidsprestaties en gezamenlijke veiligheidsrondes. Stem contractor management af op de risico’s, de aard van de werkzaamheden en de duur en frequentie van de samenwerking.
Besteed vooral aandacht aan de interfaces: Contractors brengen vaak specialistische kennis en ervaring mee die je als opdrachtgever zelf niet of onvoldoende in huis hebt. Zij kennen hun werkzaamheden en de daarbij behorende vaktechnische risico’s. Tegelijkertijd kent de opdrachtgever de eigen locatie, installaties, processen en specifieke risico’s. Voor goede risicobeheersing heb je beide nodig. Juist op de raakvlakken tussen organisaties en werkzaamheden kunnen risico’s ontstaan die geen van de afzonderlijke partijen volledig overziet. Maak daarom goede afspraken. Wie zet een werkgebied af? Wie houdt toezicht? Wie is verantwoordelijk voor een onderaannemer? En wie coördineert de werkzaamheden wanneer verschillende contractors tegelijkertijd in hetzelfde gebied werken? Voer risicoanalyses waar mogelijk gezamenlijk uit. Ik heb goede ervaringen met het betrekken van de uitvoerder van de contractor bij het opstellen van een TRA (Taak Risico Analyse). De contractor brengt daarbij kennis van het werk in en de opdrachtgever kennis van de locatie en de lokale risico’s. Door gezamenlijk de TRA op te stellen ontstaat bovendien meer begrip bij de uitvoerder voor het belang van de maatregelen die genomen moeten worden.
Betrek QHSE vroeg bij complexe werkzaamheden en stops: Het belang van die interfaces zie je naar mijn ervaring vooral terug bij onderhoudsstops, turnarounds en grote projecten. Bij werkzaamheden waarbij meerdere contractors tegelijkertijd actief zijn, wil je als QHSE-professional niet pas aansluiten wanneer het werk begint. Juist tijdens de voorbereiding worden veel keuzes gemaakt die later bepalend zijn voor de veiligheid. Welke contractors gaan werkzaamheden uitvoeren? Hoe werken zij samen? Wie is waarvoor verantwoordelijk? Welke werkzaamheden kunnen elkaar beïnvloeden? Hoe worden werkvergunningen georganiseerd? Welke competenties zijn nodig? Hoe wordt toezicht geregeld? En hoe zijn noodprocedures en communicatie georganiseerd? Mijn ervaring is dat je door als QHSE vroeg aan tafel te zitten veel veiligheidsproblemen tijdens de uitvoering kunt voorkomen.
Combineer toezicht met samenwerking: Als het werk eenmaal is gestart, moet natuurlijk worden gecontroleerd of de gemaakte afspraken in de praktijk worden nageleefd. Voor een huiscontractor is het daarnaast een goed idee om regelmatig gezamenlijke veiligheidsrondes te organiseren. Daarmee gaat het niet alleen om het controleren van de contractor, maar vooral om samen te kijken wat goed gaat, welke risico’s medewerkers tegenkomen en wat beter kan. Een bijkomend voordeel is dat de contractor die meeloopt geconstateerde zaken direct kan oppakken en ook begrijpt wat de urgentie is.
Leer samen van incidenten en ervaringen: Voor huiscontractors en andere contractors die regelmatig op de locatie werken, heb ik goede ervaringen met een Contractor Safety Committee. Daarbij komen vertegenwoordigers van contractors en opdrachtgever periodiek bij elkaar om ervaringen op het gebied van veiligheid uit te wisselen. Het is daarbij belangrijk dat zo’n bijeenkomst geen eenrichtingsverkeer vanuit de opdrachtgever wordt. Een Best Practice die ik heb gezien, is dat de contractors beurtelings zelf de vergadering organiseerden. Daarmee kregen zij ook echt eigenaarschap over het overleg. Laat contractors bijvoorbeeld zelf een incident of bijna-incident bespreken, vertellen wat daarvan is geleerd of een goede praktijk uit hun eigen organisatie presenteren. Gespecialiseerde contractors beschikken vaak over kennis en ervaring waar zowel de opdrachtgever als andere contractors van kunnen leren. En een incident bij de ene contractor kan een belangrijke les bevatten voor alle andere contractors op de locatie.
Kijk verder dan alleen incidentcijfers: Kijk ook naar proactieve indicatoren. Worden onveilige situaties en bijna-incidenten gemeld? Worden acties goed opgevolgd? Doet de contractor actief mee aan veiligheidsrondes en veiligheidsoverleg? Worden er toolboxen gehouden? Worden leerervaringen gedeeld? En worden verbeteringen daadwerkelijk gerealiseerd?
Geef ook aandacht aan wat goed gaat: Voor huiscontractors heb ik daarnaast goede ervaringen met een jaarlijkse Contractor Safety Award. Contractors bleken het heel belangrijk te vinden om deze waardering te krijgen en wilden de award graag winnen. Daarmee creëer je ook een positieve vorm van onderlinge competitie op veiligheid. Denk wel goed na over de criteria. Baseer de award niet alleen op het aantal incidenten, omdat je daarmee onbedoeld onderrapportage kunt stimuleren. Neem ook proactieve factoren mee, zoals meldingen, veiligheidsrondes, opvolging van acties, toolboxen en het delen van leerervaringen.
Evalueer en gebruik de resultaten: Evalueer na afloop hoe de contractor heeft gepresteerd, ook op veiligheidsgebied. Wat ging goed? Welke problemen zijn opgetreden? Zijn afspraken nagekomen? Hoe werd gereageerd op afwijkingen? Hoe verliep de samenwerking? En welke lessen kunnen bij een volgende opdracht worden meegenomen? Gebruik de resultaten bij contractverlengingen en toekomstige selecties.
Tot slot
Een contractor is niet alleen een externe partij die zich tijdens het werk aan jouw veiligheidsregels moet houden, maar ook iemand die jou een spiegel voor kan houden en waarvan je kunt leren. Je bent van elkaar afhankelijk: de contractor kent zijn vak. De opdrachtgever kent zijn omgeving. Door risico’s gezamenlijk te beoordelen, duidelijke afspraken te maken, elkaar op de werkplek op te zoeken en ervaringen te delen, kun je contractorveiligheid veel verder brengen dan alleen het naleven van contractuele eisen. Mijn eigen ervaringen met gezamenlijke veiligheidsrondes, het Contractor Safety Committee en de Contractor Safety Award hebben mij laten zien dat zo’n samenwerking heel goed kan werken. Contractorveiligheid bereik je dus vooral samen!
Wat vinden jullie, missen er nog Best Practices op het gebied van contractorveiligheid?