Moet QHSE zich bezighouden met de vraag of het onderhoudsmanagement goed is geregeld? Ik denk van wel, omdat de technische staat van installaties direct samenhangt met veiligheid. Tegelijkertijd brengen onderhoudswerkzaamheden zelf ook veiligheidsrisico’s met zich mee.

Bij enkele organisaties waar ik eerder in mijn loopbaan werkte of opdrachten uitvoerde, heb ik wel eens meegemaakt dat we tijdens een overheidsinspectie met een mond vol tanden stonden omdat een inspectietermijn voor een tank of ander equipment vanuit de milieuvergunning onvoldoende bij Onderhoud in beeld was. Terwijl ik zeker wist dat dit eerder wel goed geregeld was. Op een gegeven moment ben ik daarom periodiek gaan controleren of dergelijke verplichtingen nog goed in het systeem stonden. De les voor mij: iets één keer goed inrichten betekent niet dat het daarna automatisch goed blijft gaan.

Ook heb ik toen gezien welke veiligheidsrisico’s kunnen ontstaan als onderhoud aan installaties en beveiligingen niet goed geregeld is. Daarom is de manier waarop een organisatie haar onderhoud organiseert en beheerst voor mij altijd een belangrijk QHSE-aandachtspunt geweest.

Wat is goed onderhoudsmanagement?

Goed onderhoudsmanagement gaat over het systematisch beheersen van assets gedurende hun levensduur. Welke installaties en componenten hebben we? Wat kan eraan falen en met welke gevolgen? Welk onderhoud en welke inspecties zijn nodig? En hoe zorgen we dat die tijdig en veilig worden uitgevoerd?

Waarom is dat belangrijk?

Goed onderhoudsmanagement helpt om installaties veilig, betrouwbaar en beschikbaar te houden. Slijtage, corrosie of een niet goed functionerende beveiliging kan uiteindelijk leiden tot een storing, lekkage of incident. Tegelijkertijd helpt goed onderhoud om onverwachte stilstand te voorkomen en de levensduur van installaties te verlengen.

Vanuit QHSE-perspectief is vooral van belang dat kritische onderdelen en beveiligingen blijven functioneren zoals bedoeld (als beheersmaatregel van een risico) en dat wettelijke inspecties en keuringen tijdig plaatsvinden. Goed onderhoudsmanagement maakt dat aantoonbaar en voorkomt dat belangrijke onderhouds- of inspectietaken onvoldoende in beeld zijn.

Wat zijn vanuit veiligheidsperspectief belangrijke onderdelen van goed onderhoudsmanagement?

1. Zorg voor duidelijk eigenaarschap: Maak duidelijk waar de verantwoordelijkheid ligt voor de assets en assetdata, het onderhoud, de risicoanalyse en beheersmaatregelen en het voldoen aan wettelijke eisen. Leg ook vast wie bewaakt dat informatie en onderhoudsprogramma’s actueel blijven.

2. Weet wat je hebt en waar het staat: Zorg voor een compleet en actueel assetregister. Equipment, tanks, afsluiters, beveiligingen en instrumentatie moeten waar relevant een uniek nummer of tag hebben en terug te vinden zijn in het onderhoudssysteem. Leg relevante technische gegevens en documentatie vast en zorg dat de relatie met P&ID’s en andere technische documentatie klopt.

3. Bepaal de onderhoudsstrategie per asset: Niet ieder onderdeel hoeft op dezelfde manier of met dezelfde frequentie te worden onderhouden. Bepaal de strategie op basis van risico, faalgedrag, gebruik en informatie van de fabrikant. Een FMEA kan hierbij helpen: wat kan falen, waardoor, wat zijn de gevolgen en hoe kunnen we het falen voorkomen of tijdig detecteren? Bij oudere installaties moet daarnaast aandacht zijn voor aging: veroudering en degradatie van equipment en het niet meer beschikbaar zijn van onderdelen. Op basis daarvan kan bijvoorbeeld worden gekozen voor preventief onderhoud, periodieke inspectie, conditiebewaking, of – voor weinig kritische onderdelen – reparatie na falen.

4. Beheers wettelijke en andere verplichte inspecties: Inspecties van bijvoorbeeld drukapparatuur, tanks, elektrische installaties of hijsmiddelen kunnen wettelijke, vergunnings- of andere verplichte termijnen hebben. Zorg dat deze herkenbaar in het onderhoudssysteem staan en dat certificaten, inspectierapporten, bevindingen en vervolgacties traceerbaar zijn. Controleer periodiek of deze verplichtingen nog compleet en correct in het systeem staan. Wetgeving, vergunningen en installaties veranderen en informatie kan verloren gaan. Ik heb zelf meegemaakt dat een markering (m.b.t. een verplichting uit de milieuvergunning) uit het onderhoudssysteem was verwijderd omdat iemand die niet als zodanig herkende. Zorg ook dat bevindingen uit inspecties worden beoordeeld, geprioriteerd en aantoonbaar opgevolgd. Houd bovendien rekening met inspecties of onderhoud dat alleen tijdens een onderhoudsstop kan plaatsvinden en neem dit tijdig op in de shutdown- of turnaroundplanning.

5. Identificeer Safety Critical Equipment: Bepaal welke assets Safety Critical Equipment (SCE) zijn. Alleen het label SCE is niet voldoende: leg ook vast welke veiligheidsfunctie het equipment vervult, aan welke eisen het moet voldoen en hoe je verifieert dat die functie beschikbaar blijft. Zorg daarnaast dat voor kritische beveiligingen de ontwerpgrondslag goed is vastgelegd: tegen welk scenario beschermt de beveiliging, welke eisen zijn eraan gesteld en waarop zijn bijvoorbeeld capaciteit en instellingen gebaseerd? Bepaal ook vooraf wat er gebeurt als zo’n veiligheidsbarrière niet beschikbaar is. Mag de installatie nog draaien? Welke tijdelijke maatregelen zijn nodig? Wie mag daarover beslissen, hoe lang mag de situatie duren en wanneer moet de installatie worden stilgelegd? Zo voorkom je dat een tijdelijke afwijking ongemerkt permanent wordt.

6. Vertaal SIL en ATEX naar onderhoud: Wanneer SIL van toepassing is, moeten de eisen aan een beveiliging worden vertaald naar het onderhouds- en testprogramma. Denk bijvoorbeeld aan welke tests nodig zijn en hoe vaak die moeten worden uitgevoerd. SIL (Safety Integrity Level) geeft aan hoe betrouwbaar een veiligheidsfunctie moet zijn om een bepaald risico voldoende te beheersen. Hetzelfde geldt voor ATEX. ATEX-compliance is geen eenmalige controle bij ingebruikname. Ik heb meegemaakt dat onderdelen van ATEX-equipment later door ‘normale’ onderdelen waren vervangen. Dan ontstaat niet alleen een veiligheidsprobleem, maar ook de vraag of je nog verantwoord kunt produceren. Veiligheidseisen uit het ontwerp moeten daarom gedurende de hele levensduur worden bewaakt.

7. Beheers wijzigingen en reservedelen: Niet iedere vervanging is like-for-like. Wanneer bijvoorbeeld type, materiaal, capaciteit, software of beveiligingsfunctie verandert, moet worden beoordeeld of Management of Change nodig is. Ik heb zelf meegemaakt hoeveel operationele problemen het gebruik van een ogenschijnlijk vergelijkbaar filter kon veroorzaken. Zorg daarnaast voor goed reservedelenbeheer, zeker voor kritische assets. Voorkom dat onder tijdsdruk een onderdeel wordt gemonteerd dat ongeveer past, maar niet aan de oorspronkelijke eisen voldoet. Werk na wijzigingen ook tekeningen, assetdata, onderhoudstaken en andere relevante documentatie bij.

8. Zorg dat onderhoud zelf veilig wordt uitgevoerd: Regel goed hoe installaties voor onderhoud veilig worden gesteld en vrijgegeven. Denk aan werkvergunningen, Lockout/Tagout, elektrische en mechanische isolaties en het druk- en productvrij maken van installaties. Leg verantwoordelijkheden vast: wie stelt veilig, wie controleert, wie geeft vrij voor onderhoud en wie geeft daarna vrij voor productie? Bepaal daarnaast welke competenties en bevoegdheden nodig zijn voor werkzaamheden, inspecties, tests en keuringen. Dit geldt voor eigen medewerkers en contractors.

9. Leg vast wat werkelijk is gedaan: Registreer onderhoud, defecten, bevindingen en reparaties. Leg vast wat is aangetroffen en gedaan, welke onderdelen zijn vervangen, welke afwijkingen zijn gevonden en welke vervolgacties nodig zijn. Controleer na onderhoud of de installatie veilig kan worden vrijgegeven voor gebruik: zijn beveiligingen weer actief, tijdelijke voorzieningen verwijderd en noodzakelijke functionele tests uitgevoerd? Pas daarna kan de installatie gecontroleerd worden vrijgegeven voor gebruik.

10. Beheers achterstallig onderhoud: Onderhoud wordt soms uitgesteld. Belangrijk is dat je weet wat achterstallig is, waarom en welk risico dat oplevert. Zeker bij wettelijke verplichtingen en SCE moet duidelijk zijn welke tijdelijke maatregelen nodig zijn, wie het uitstel heeft goedgekeurd en tot wanneer het acceptabel is.

11. Meet, leer en verbeter: Gebruik KPI’s om te beoordelen of het onderhoudsmanagement werkt. Denk aan achterstallig onderhoud, tijdige uitvoering van wettelijke inspecties en SCE-taken, openstaande overbrugde beveiligingen en de duur daarvan, storingsfrequenties en terugkerende defecten. Leer ook van storingen en inspecties. Als dezelfde pomp iedere zes maanden uitvalt, onderzoek de oorzaak. Een storingsanalyse of RCA kan aanleiding zijn om onderhoud, bedrijfsvoering of zelfs het ontwerp aan te passen. En controleer periodiek het onderhoudssysteem zelf. Zijn alle assets nog geregistreerd? Staan wettelijke en vergunningsverplichtingen er correct in? Zijn SCE en onderhoudsintervallen goed vastgelegd? Zijn achterstanden zichtbaar en beheerst? Een goed onderhoudsmanagementsysteem heeft zelf dus ook onderhoud nodig.

Tot slot

Goed onderhoudsmanagement is essentieel om installaties gedurende hun hele levensduur veilig en betrouwbaar te houden. De verantwoordelijkheid daarvoor ligt wat mij betreft primair bij de lijn en de asset owner. Maar zodra onderhoud invloed heeft op veiligheid, wettelijke verplichtingen of kritische beveiligingen, heeft QHSE zeker een rol: kaders stellen, kritisch meekijken en monitoren of risico’s voldoende worden beheerst.

Hoe ver moet QHSE zich volgens jullie met onderhoudsmanagement bemoeien? En welke best practice ontbreekt volgens jullie nog?