Het opstellen van beleid is een belangrijke eerste stap voor elke organisatie om de QHSE-prestaties te verbeteren. Maar dan ben je er nog lang niet.

Hoe zorg je ervoor dat wat op papier staat ook echt wordt toegepast en het gewenste effect heeft? Goed beleid sluit aan op wet- en regelgeving of interne eisen, maar ook op de praktijk. Beleid heeft echter pas waarde als het zichtbaar is in houding en handelingen op de werkvloer.

Een dilemma uit mijn praktijk

Bij de invoering van de regels rondom chroom-6 bij een van mijn vorige werkgevers kwam ik een dilemma tegen. Het dragen van adembescherming en beschermende pakken werd nog wel als haalbaar geaccepteerd. Maar het nauwkeurig vegen van steigers en het apart opvangen van spoelwater bleek in eerste instantie, een te grote uitdaging.

Ik stond voor een lastige keuze: Ga je voor een volledig, juridisch sluitend beleid waar niemand zich aan houdt? Of begin je met een pilot, waarin de belangrijkste maatregelen voor de veiligheid van medewerkers worden toegepast, en bouw je van daaruit verder richting volledige naleving, inclusief de milieumaatregelen?

In het eerste geval had ik als HSE-professional formeel mijn werk goed gedaan, maar was mijn verwachting dat er in de praktijk niets zou veranderen omdat de stap die genomen moest worden te groot was. De tweede optie voelde voor mij persoonlijk minder comfortabel, want niet volledig compliant, maar gaf wel de juiste opstap naar daadwerkelijk veiliger gedrag op de werkvloer en uiteindelijk volledige naleving .

Dit spanningsveld tussen perfect beleid en werkbare praktijk kom ik in mijn werk regelmatig tegen.

Een tweede les uit mijn praktijk:

Ik heb me hier zelf ook schuldig aan gemaakt: beleid invoeren zonder voldoende stil te staan bij de randvoorwaarden. Zo besloot ik ooit dat medewerkers op bepaalde momenten verplicht adembescherming moesten dragen. Het beleid was duidelijk, maar ik had onvoldoende nagedacht over de praktische uitvoering.

Bijvoorbeeld:

• Heeft iedere medewerker, inclusief nieuwe collega’s, een eigen masker?
• Is iedereen getraind in het juiste gebruik, onderhoud en filterwissel?
• Zijn er voldoende opbergplekken, ook dicht bij de werkplek?
• Is de voorraad maskers en filters structureel op peil?
• Weet iedereen wanneer de filters gewisseld moeten worden?
• Is er een locatie waar de maskers schoongemaakt kunnen worden?

Pas later besefte ik: je kunt pas verwachten dat mensen beleid naleven als de randvoorwaarden (middelen, training en organisatie) volledig zijn ingevuld.

Deze ervaringen hebben mij geleerd dat werkbaar beleid geen toeval is. Het vraagt om bewuste keuzes tijdens het schrijven, invoeren en borgen van beleid. Hieronder een aantal lessen die in mijn praktijk het verschil maakten:

Wat is nodig om beleid te laten werken?

• Laat medewerkers uit de praktijk meeschrijven of meelezen bij nieuw beleid. Zij zien direct wat wel en niet haalbaar is. Vanzelfsprekend bewaakt de HSE-professional de ondergrens. Het beleid moet blijven voldoen aan wet- en regelgeving.
• Regel eerst de randvoorwaarden. Zorg voor invoering dat middelen, training, tijd en ondersteuning beschikbaar zijn. Zonder de juiste middelen is naleving onmogelijk.
• Introduceer nieuw beleid bij voorkeur eerst kleinschalig. Vraag actief feedback en gebruik die om het beleid te verbeteren voordat je het organisatiebreed invoert.
• Draag het nieuwe beleid actief uit, het landt niet of onvoldoende via een e-mail of e-learning. Organiseer een toolboxmeeting, een klassikale trainingsessie of een interactieve workshop waarin mensen vragen kunnen stellen, hun zorgen kunnen delen en suggesties kunnen doen.
• Zorg dat leidinggevenden het beleid steunen en naleven. Als zij het beleid niet naleven, doet niemand dat

Tot slot

Samengevat: om beleid te laten landen in de dagelijkse praktijk is de inbreng van de werkvloer volgens mij onmisbaar, net als de steun en voorbeeldrol van leidinggevenden. Een goede introductie, ruimte voor aanpassing en aandacht voor haalbaarheid zorgen ervoor dat beleid ook daadwerkelijk toegepast zal worden in de praktijk.

Iedere organisatie pakt dit anders aan en juist dat maakt het interessant om ervaringen te delen. Wat heeft in jullie organisatie geholpen om beleid echt te laten landen in de praktijk?