De eerste werkweken zijn voor de meeste medewerkers spannend, nieuw en soms overweldigend.
Als SHEQ afdeling vinden we het van essentieel belang dat onze (nieuwe) collega’s veilig willen en kunnen werken en weten hoe ze veilig moeten werken. Dat vraagt om informatieoverdracht op drie niveaus:
- Veilig kunnen werken: medewerkers vertellen welke middelen en maatregelen toegepast moeten worden (installaties en arbeidsmiddelen).
- Weten hoe veilig te werken: medewerkers kennis en vaardigheden bijbrengen (veiligheidsmanagementsysteem en trainingen).
- Veilig willen werken: medewerkers motiveren om veiligheid belangrijk te vinden (veiligheidsgedrag en cultuur)
De eerste kans om dit goed neer te zetten, is tijdens de onboarding. Het inwerken van een nieuwe medewerker is hét moment waarop de basispatronen van (veiligheids)gedrag worden gevormd.
Tijdens de onboarding van een van mijn vorige werkgevers was er veel aandacht voor veiligheid. Tijdens de kennismakingsgesprekken vertelden (senior) managers waarom veiligheid zo belangrijk voor hen was. Dat gaf me het gevoel dat veiligheid écht prioriteit had.
Wat versta ik onder onboarding?
Onboarding is het proces waarbij een nieuwe medewerker stap voor stap vertrouwd raakt met de organisatie, de cultuur en de werkomgeving. Het gaat verder dan een welkomstpraatje en een rondleiding.
Wat is het doel van onboarding?
Het doel van onboarding op SHEQ gebied is om een nieuwe medewerker:
- veilig en productief aan de slag te laten gaan,
- vertrouwen te geven dat risico’s onderkend en beheerst zijn en ook kennis te geven van deze risico’s en bijbehorende mitigerende maatregelen
- te informeren over verwachtingen en verantwoordelijkheden,
- betrokkenheid te creëren bij het gezamenlijke veiligheids- en kwaliteitsdenken.
Een goede onboarding bevat dus niet alleen kennisoverdracht, maar ook cultuuroverdracht.
Wat kan er misgaan zonder onboarding?
Als er geen aandacht is voor SHEQ tijdens onboarding, missen nieuwe medewerkers cruciale informatie over risico’s, maatregelen en cultuur. Met als mogelijk gevolg een verhoogd risico voor henzelf en hun omgeving.
Hoe ziet een goed onboarding-proces eruit?
In de praktijk zie ik veel variatie, maar succesvolle organisaties hebben een aantal elementen gemeen. Hieronder mijn persoonlijke Best Practices:
- Veranker SHEQ in de algemene onboarding en laat (senior) management tijdens de onboarding persoonlijk benadrukken dat veiligheid topprioriteit is.
- Introductiegesprek met SHEQ: laat elke nieuwe medewerker kennismaken met de SHEQ-manager of -coördinator. Dit geeft meteen een gezicht en aanspreekpunt.
- Praktijkervaring: neem nieuwe medewerkers mee op SHEQ-rondes of inspecties. Laat concreet zien waar je op let, welke signalen je oppikt en hoe je verbeterpunten bespreekt.
- Training gelijk voor iedereen: laat nieuwe medewerkers dezelfde basisveiligheidstrainingen volgen die ook contractors verplicht moeten afronden.
- Ontwikkel een specifieke SHEQ-introductietraining: klassikaal of in kleine groepen, gegeven door SHEQ-professionals. Behandel daarin o.a. Arbobeleid, BHV, milieuaspecten, rapportage van incidenten etc.
- Maak veiligheid concreet en tastbaar: een ronde of praktijkcasus beklijft meer dan een document of e-learning.
- Rol- en functiegericht: identificeer per functie welke beleidsdocumenten, procedures en werkinstructies gelezen moeten worden binnen de eerste 3 maanden. Borg dit binnen een systeem dat bijhoudt dat documenten gelezen én begrepen zijn.
- Risico-educatie door ervaring: zorg dat een beginnende medewerker de kans krijgt om uit te proberen en te ervaren. Laat zien hoe je in onverwachte situaties veilig handelt.
- Mentorschap of plant instructor: koppel de medewerker aan een ervaren collega om cultuur én regels over te brengen.
- Maak gebruik van de wijsheid van de nieuwkomer: Vraag nieuwe medewerkers hoe zij onboarding ervaren en wat heb opvalt op het gebied van SHEQ
Wat kun je leren van de praktijk?
Mijn belangrijkste lessen zijn:
- Rol leidinggevende: Zorg dat de leidinggevende uitdraagt wat voor hem of haar het belang van veiligheid is en wat daarin van de medewerker wordt verwacht. Een leidinggevende die consequent zelf de juiste PBM’s draagt en bij onveilige situaties aanspreekt, maakt veel beter duidelijk dat veiligheid geen papieren regel is maar dagelijkse praktijk.
- Sociale norm: een nieuwe medewerker neemt in hele korte tijd het gedrag over wat hij of zij bij de collega’s ziet. Plaats een nieuwe operator dus bij voorkeur in de ‘veiligste’ shift.
- Onboarding vraagt langere tijd aandacht: onboarding is geen eenmalige training, maar een proces dat maanden duurt. Blijf opvolgen en check of kennis echt is blijven hangen.
Tot slot
Hoe werkt het SHEQ-onboardingproces bij jullie? Wat gaat goed, en waar zie je nog ruimte voor verbetering?