Waarom lopen we eigenlijk rondes? Om te controleren of alles klopt, of om echt het gesprek aan te gaan? Wat mijn opvalt is dat in veel organisaties waar ik gewerkt heb, observatierondes onbewust vaak inspecties worden: rommel checken, BHV-middelen tellen, vinkjes zetten. Maar daarmee mis je de kern. Een veiligheidsobservatieronde draait niet om vinkjes, maar om verbinding: zien hoe collega’s werken, luisteren naar hun ervaringen en samen leren wat beter kan.

Wat is het verschil tussen inspectie/toezicht rondes en observatie rondes?
Er zijn verschillende type rondes:

Inspectie of toezicht rondes bijvoorbeeld:

• Rommelrondes waarbij je vooral kijkt of de housekeeping in orde is

• BHV rondes waarbij je kijkt of de juiste BHV middelen op de juiste plek staan, niet geblokkeerd worden, tijdig gekeurd zijn etc.

• Compliance rondes waarbij je kijkt of een organisatie aan de wet voldoet, bijvoorbeeld aan de milieuvergunning of Arbowet

Veiligheid observatie rondes, waarbij je focust op gedrag: hoe werken collega’s, wat gaat goed, wat kan beter, en vooral: het gesprek hierover aangaan.

In de praktijk zie je vaak mengvormen ontstaan. Bijvoorbeeld omdat er weinig collega’s op de werkvloer zijn, of omdat het spannend wordt gevonden om iemand rechtstreeks op gedrag aan te spreken. Begrijpelijk, maar daarmee mis je soms de kern: veiligheid écht bespreekbaar maken.

Mijn persoonlijk ervaring is overigens dat collega’s het eigenlijk bijna altijd heel leuk vinden om over hun werk te vertellen, wat gaat goed, wat gaat minder goed, waar maken ze zich zorgen over m.b.t. veiligheid, gezondheid of milieu en wat is er juist heel goed geregeld? Welke risico analyse hebben ze gedaan en wat kwam daaruit? Hoe zijn ze met de risico’s omgegaan? Zijn er nu nog zaken waar ze zich zorgen over maken? Een gesprek over het werk en de QHSE komt daarom in mijn ervaring meestal vrij snel en soepel op gang.

Waarom een veiligheidsobservatieronde?

Er zijn een heleboel goede redenen voor een manager om een veiligheid observatierondes te lopen:
👉 Vergroot het belang van het onderwerp veiligheid: het (senior) management komt langs en alleen voor het onderwerp veiligheid. Dit ondersteunt het belang van het onderwerp en laat zien dat er interesse is in de praktijk.

👉 Verbeter de veiligheidscultuur: Observatierondes zijn een manier om van reactief naar proactief te groeien. Je laat als (senior) manager zien dat je veiligheid belangrijk vindt. Je gaat het gesprek aan over veiligheid, je toont voorbeeldgedrag en interesse in het werk.

👉 Vergroot de  kennis op het gebied van veiligheid: Leiders moeten snappen hoe het er op de vloer aan toegaat, en dat leer je door mee te lopen en vragen te stellen.Je bent hierdoor ook beter in staat je persoonlijke oordeel te vormen over hoe het werk veilig kan worden uitgevoerd.

👉 Los de grootste knelpunten op: zorg dat zaken die geconstateerd worden tijdens zo’n ronde opgelost worden. Niets werkt zo demotiverend als constateren zonder handelen, maar pas op dat rondes niet gezien worden als een afvinklijstje.

Let wel observatierondes zijn niet bedoeld zijn om fouten te zoeken, maar om successen zichtbaar te maken en samen te leren.

Welke Best Practices heb ik gezien bij de implementatie van veiligheid observatierondes?

• Maak duidelijke afspraken op managementniveau: wat is het doel, wie loopt de rondes. hoe vaak en waar? Hoe wordt de uitvoering gemonitored?
• Werk met een jaarplan: plan de rondes, wie, wanneer, waar. Zorg dat alle locaties, fabrieken/processen en type werkzaamheden bezocht worden. Zorg ook dat er gelopen wordt op tijdstippen waarop collega’s aan het werk zijn.
• Train de deelnemers: leg uit wat het doel is, hoe je een gesprek voert (het belang van open vragen bijvoorbeeld) en waar je op let, welke PBM’s gedragen moeten worden als je een ronde loopt etc.
• Loop samen: combineer een (senior) manager met een inhoudsdeskundige (QHSE/engineer) voor kennisuitwisseling én draagvlak. Zorg dat er een gastheer is die samen met jullie het gesprek voert en eventuele aandachtspunten kan meenemen. Nodig ook de medezeggenschap uit om regelmatig mee te lopen. En loop samen met je (huis)aannemers. Zo verklein je de afstand tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, en werk je aan wederzijds begrip.
• Maak en train afspraken over de observatie: stel je altijd even voor, oefen zo nodig gesprekstechnieken in de training, benadruk het belang van het gesprek boven het constateren van tekortkomingen
• Maak afspraken over verslaglegging: wie, hoe, termijn. Zorg voor een template. Hou de verslaglegging beknopt. Bespreek waar je de verslagen publiceert, wie ze kan lezen etc.
• Beperk de acties: liever 3-4 haalbare verbeterpunten die snel worden opgepakt, dan een eindeloze actielijst die blijft liggen.
• Zorg voor nadruk op positieve punten: geef in het verslag voor ieder onderwerp de kans om de positieve punten te benoemen
• Monitor & stuur bij: bespreek periodiek hoe het gaat en deel successen intern (of extern, bijvoorbeeld via LinkedIn).
• Geef aandacht aan de uitvoering van de rondes: post op LinkedIN of intern.
• Evalueer jaarlijks: pas aan wat niet werkt en versterk wat wel werkt.

Tot slot

Dus de vraag is niet óf je rondes loopt, maar hóe je ze loopt. Als checklist of als dialoog. Juist dat verschil bepaalt of je cultuur groeit, of dat je mogelijk vooral vinkjes zet.

En jullie? Hoe lopen jullie veiligheidsobservatierondes, en wat werkt bij jullie goed?