Bij mijn eerste werkgever was mijn inbreng als QHSE’er in iedere fase van een project formeel geregeld. Het project kon pas naar een volgende fase nadat ik ervoor had getekend: bij het ontwerp, voor de HAZOP, bij de ontwerpdocumentatie en uiteindelijk bij de afname in het veld.

Ik ben zo’n formele werkwijze daarna eigenlijk niet vaak meer tegengekomen, maar ik zie er nog steeds de voordelen van. Niet zozeer vanwege die handtekening, maar vanwege het effect ervan. QHSE werd daarmee in iedere fase van een project betrokken. En misschien nog belangrijker: de projectorganisatie wist dat het project zonder die beoordeling niet verder kon. Dat gaf ook een drive om eisen vooraf goed vast te leggen.

Ik weet dat er genoeg QHSE’ers zullen zijn die dit geen goed idee vinden. Met zo’n handtekening krijgt QHSE immers een verantwoordelijkheid in het project die eigenlijk bij de lijn zou moeten liggen. Daar zit zeker een risico. Toch vind ik het principe erachter nog steeds sterk: zorg dat QHSE op de juiste momenten betrokken is en dat die betrokkenheid niet vrijblijvend is.

Deze werkwijze raakt aan waar voor mij borging van goede projectveiligheid over gaat. Niet alleen controleren of er tijdens de uitvoering veilig wordt gewerkt, maar veiligheid gedurende het hele project organiseren.

Wat versta ik onder projectveiligheid?

Projectveiligheid gaat voor mij over het beheersen van veiligheidsrisico’s gedurende de volledige projectcyclus. Vanaf de eerste keuzes en het ontwerp, via voorbereiding, aanbesteding en uitvoering, tot ingebruikname en overdracht aan de organisatie die het resultaat uiteindelijk moet beheren.

Daarbij komen verschillende veiligheidsaspecten samen, van arbeids- en machineveiligheid tot systeem- en operationele veiligheid. Dat maakt integraal kijken belangrijk.

Veel risico’s waar we als QHSE’er dagelijks mee bezig zijn, hadden mogelijk al in het ontwerp voorkomen kunnen worden. Een installatie die later nauwelijks veilig te onderhouden is, is meestal zo ontworpen. En gevaarlijke stoffen die dagelijks worden gebruikt, hadden tijdens het ontwerp misschien nog vervangen kunnen worden.

Het is ook zonde als we niets leren van eerdere keuzes. Lessons learned kunnen bijvoorbeeld worden verwerkt in ontwerpstandaarden of een ontwerphandboek. QHSE kan helpen bewaken dat relevante lessen daarin terechtkomen en bij volgende projecten worden toegepast.

Daarnaast zijn er natuurlijk wettelijke verplichtingen en andere eisen, bijvoorbeeld rond milieuwetgeving, het V&G plan en de coördinatie van veiligheid tijdens ontwerp en uitvoering. Projectveiligheid loopt daarmee van de eerste ontwerpkeuze tot en met de veilige overdracht.

Best Practices

1. Leg HSE momenten vooraf vast

HSE pas vlak voor de uitvoering vragen om nog even naar het project te kijken, is meestal te laat. Veel belangrijke keuzes zijn dan al gemaakt en wijzigingen zijn vaak alleen nog tegen hoge kosten mogelijk. Bepaal daarom vooraf op welke momenten HSE betrokken moet worden. Bijvoorbeeld bij de projectstart, belangrijke ontwerpbesluiten, risicoanalyses, contractering, voorafgaand aan de uitvoering en voor ingebruikname. Daarbij moet duidelijk blijven wie waarvoor verantwoordelijk is. HSE hoeft niet ieder document goed te keuren en moet de verantwoordelijkheid van het projectteam niet overnemen. HSE kan kaders stellen, adviseren en onafhankelijk toetsen. Maar zorg vooral dat een project HSE niet kan ‘vergeten’. Bij kritische onderwerpen kan een formele vrijgave passend zijn.

2. Begin met veiligheid in het ontwerp

Een van de beste momenten om een risico te beheersen is tijdens het ontwerp. Een risico dat je kunt voorkomen, hoef je later niet met procedures, PBM’s of extra toezicht te beheersen. Kijk daarom niet alleen naar technische werking, kosten en planning, maar ook naar veilige bouw, gebruik en toekomstig onderhoud. Zijn onderdelen goed bereikbaar? Is er voldoende ruimte om veilig te werken? Kunnen installaties veilig worden geïsoleerd? Kunnen zware onderdelen veilig worden verwijderd? Kan een gevaarlijke stof worden vervangen? Dat is natuurlijk niet alleen het werk van QHSE. Veiligheid meenemen in het ontwerp hoort bij goed vakmanschap.

3. Zorg dat duidelijk is wat je verwacht van het V&G plan en de RI&E

Een V&G plan kan een uitstekend hulpmiddel zijn om afspraken over veiligheid vast te leggen. Een standaardformat delen met de aannemer kan daarbij helpen. Daarmee zorg je dat belangrijke onderwerpen zoals verantwoordelijkheden, overleg, werkvergunningen, incidentmeldingen en toezicht worden behandeld. Zo’n standaard helpt bovendien om al bij de aanbesteding duidelijk te maken welke veiligheidseisen je als opdrachtgever stelt. Maak ook duidelijk wat je verwacht van de risicoanalyse of RI&E die bij het V&G plan hoort. Voorkom dat een risicotabel in het V&G plan de plaats inneemt van een goede risicoanalyse. Het V&G plan en de risicoanalyse ondersteunen elkaar, maar hebben ieder hun eigen functie.

4. Maak verantwoordelijkheden vooraf duidelijk

Bij projecten zijn vaak veel partijen betrokken: opdrachtgever, projectteam, HSE, aannemers, onderaannemers, toezichthouders en uiteindelijk de afdeling die het resultaat gaat gebruiken en beheren. Daardoor kunnen gemakkelijk grijze gebieden ontstaan. Wie is waarvoor verantwoordelijk? Wie houdt toezicht? Waar eindigt de verantwoordelijkheid van de aannemer en waar begint die van de opdrachtgever? Maak rollen en verantwoordelijkheden daarom vooraf expliciet en zorg dat betrokkenen weten wat er van hen wordt verwacht. Iedere partij houdt daarbij vanzelfsprekend zijn eigen verantwoordelijkheid.

5. Regel veiligheid voordat de aannemer begint

Veel van wat we contractorveiligheid noemen, wordt al bepaald voordat de aannemer op locatie verschijnt. Leg daarom tijdens aanbesteding en contractering vast wat je verwacht. Denk aan deskundigheid, veiligheidsprestaties, certificeringen, V&G plannen, risicoanalyses, werkvergunningen, opleiding en instructie, toolboxen, toezicht, incidentmeldingen, onderaannemers en rapportages. Dat voorkomt dat je tijdens de uitvoering nog moet onderhandelen over wat opdrachtgever en aannemer onder goed veiligheidsmanagement verstaan. Maar duidelijke eisen stellen betekent niet dat je daarna achterover kunt leunen. Tijdens de uitvoering moet worden vastgesteld of gemaakte afspraken daadwerkelijk worden nageleefd.

6. Houd veiligheid tijdens de uitvoering levend

Maak duidelijke afspraken met aannemers en onderaannemers over toolboxen, veiligheidsrondes en toezicht. Het gaat niet om aantallen, maar vooral om de inhoud en de aansluiting bij de werkzaamheden. Tegelijkertijd kan het niet de bedoeling zijn dat je na weken constateert dat er helemaal geen toolboxen zijn gegeven of veiligheidsrondes zijn gelopen. Loop daarom periodiek een ronde samen met de aannemer, geef zelf eens een toolbox of sluit aan bij die van de aannemer. En maak vooral goede afspraken over toezicht en opvolging van bevindingen.

7. Beoordeel wijzigingen opnieuw

Vrijwel ieder project verandert. Een ontwerp wordt aangepast, werkzaamheden worden anders gepland of een aannemer kiest voor een andere uitvoeringsmethode. Daarom moet duidelijk zijn wanneer een wijziging opnieuw vanuit veiligheid moet worden beoordeeld. Afhankelijk van de omvang kan daarvoor bijvoorbeeld een Management of Change proces van toepassing zijn. MOC is sowieso nauw verbonden met projectveiligheid. Veel projecten ontstaan immers vanuit een verandering. Het MOC proces zelf heb ik al eens apart in een blog beschreven. Voor projectveiligheid is vooral belangrijk dat een eerdere veiligheidsbeoordeling niet automatisch geldig blijft wanneer belangrijke uitgangspunten veranderen.

8. Maak van overdracht een duidelijk proces

Zorg voor een duidelijk proces voor de overdracht van het project naar de organisatie die de installatie, het gebouw of het proces gaat gebruiken en beheren. De ontvangende afdeling moet daarbij niet alleen technisch afnemen, maar ook met een veiligheidsbril op vaststellen dat het resultaat verantwoord in gebruik kan worden genomen. De ontvangende afdeling moet weten wat zij overneemt. Zijn tekeningen en instructies beschikbaar? Zijn noodzakelijke keuringen uitgevoerd? Zijn resterende risico’s bekend? Zijn onderhoudsvoorschriften beschikbaar? En zijn er nog restpunten? Niet ieder restpunt hoeft voor ingebruikname afgerond te zijn. Maar dan moet duidelijk zijn wat nog moet gebeuren, wie daarvoor verantwoordelijk is en wanneer het gereed moet zijn. Kritische veiligheidspunten moeten uiteraard voor ingebruikname zijn opgelost.

9. Zorg dat lessen niet met het projectteam verdwijnen

Projectorganisaties zijn tijdelijk. Na afronding gaan mensen naar een volgend project en bestaat het risico dat waardevolle ervaringen verdwijnen. Neem daarom ook de QHSE lessons learned mee in de evaluatie. Welke risico’s hadden we eerder kunnen herkennen? Welke ontwerpkeuzes werkten goed? Waar waren contracteisen onduidelijk? Wat zouden we bij een volgend project anders doen? En: zorg dat die lessen daadwerkelijk bij volgende projecten terechtkomen.

Tot slot

Projectveiligheid betekent voor mij dus het goed organiseren van veiligheid gedurende het hele project. Niet alleen tijdens de uitvoering, maar juist ook op de momenten waarop belangrijke keuzes worden gemaakt. Of je dit nu regelt met formele handtekeningen of op een andere manier, belangrijk is dat veiligheid vanaf het begin een vanzelfsprekend onderdeel van het project is en dat blijft tot en met de overdracht. Juist dan kun je risico’s aanpakken op het moment dat je er nog echt invloed op hebt.

Hoe hebben jullie projectveiligheid georganiseerd?