In vrijwel elke organisatie waar ik heb gewerkt, startte ik met het uitvoeren van een HSE gap-analyse. Niet omdat dat verplicht was, maar omdat het mij veel waardevol inzicht opleverde. Aan het begin is er vaak nog ruimte om een dergelijke analyse uit te voeren. Bovendien kun je daarmee voorkomen dat pas later zichtbaar wordt dat essentiële zaken niet goed zijn ingericht.

Waarom een HSE gap-analyse?
Een gap-analyse is voor mij geen afvinklijst of verkapte audit, maar een manier om het verschil zichtbaar te maken tussen waar je staat en waar je zou moeten of willen staan. Aan de ene kant staan wetgeving, beleid, normen en strategische doelen; aan de andere kant de dagelijkse praktijk.

Wanneer is het juiste moment?

De behoefte aan een gap-analyse ontstaat vaak bij toenemende complexiteit, groeiende risico’s of signalen dat de beheersing tekortschiet. Incidenten kunnen een directe aanleiding zijn, maar ook veranderingen in strategie, organisatie of wetgeving.

In de praktijk werkt een gap-analyse vooral goed tijdens transities, als input voor een meerjarenplan of na een reeks incidenten. Om iets met de resultaten te kunnen doen is het belangrijk dat er veranderbereidheid en leiderschapsaandacht is. Zonder dat blijft de gap analyse vooral een exercitie voor de HSE-organisatie.

Door wie uit te voeren?
Het werkt volgens mij het beste als de analyse wordt uitgevoerd door iemand die voldoende onafhankelijk is en tegelijk inhoudelijk deskundig, in samenwerking met QHSE en de lijn. Daarom voer ik een dergelijke analyse vaak uit bij mijn start, wanneer ik nog met een frisse en relatief objectieve blik kan kijken.

Hoe voer je een gap analyse uit?

Een goede gap-analyse begint met focus. Bepaal vooraf waarop je toetst, zoals wetgeving, interne standaarden, ISO-normen of strategische doelen, en hou het behapbaar. Richt je op de belangrijkste risico’s en de manier waarop die bestuurd worden. Kijk niet alleen naar beleid en processen, maar ook naar gedrag en governance.

Combineer documentanalyse, gesprekken en observaties. Dus kijk niet alleen naar wat er op papier staat, maar vooral ook naar hoe het in de praktijk functioneert. Maak verschillen concreet door te benoemen wat ontbreekt, wat onvoldoende geborgd is en wat wel werkt maar kwetsbaar blijft.

Prioriteer op risico en impact en vertaal dit naar een beperkt aantal duidelijke verbeterthema’s. Geen lange actielijsten, maar richting gevende keuzes.

En dan de opvolging

Het maken van een gap-analyse is niet het lastigste deel, de opvolging wel. Je moet niet alleen de organisatie overtuigen, maar meestal ook je eigen afdeling. Die denken vaak: “als dit een probleem zou zijn, dan hadden wij dat toch allang opgelost”.

Veel risico’s blijven onzichtbaar zolang er geen incident plaatsvindt. Zolang het goed gaat, ontbreekt vaak de urgentie. Een gap-analyse maakt zichtbaar wat er ontbreekt, ook als dat nog niet tot problemen heeft geleid, en dat kan confronterend zijn.  Accepteer dus dat niet iedereen direct overtuigd is.

Zie de gap-analyse daarom vooral als een middel om prioriteiten te stellen. Niet alles hoeft tegelijk, maar je moet wel weten waar je kwetsbaar bent. En ondersteun als QHSE bij het daadwerkelijk opvolgen van de resultaten.

Tot slot
Een gap-analyse gaat uiteindelijk niet over wat er mis is, maar over wat er nodig is om het beter te doen. De vraag is niet of alles is ingericht, maar of je weet wat er ontbreekt en of je bereid bent daar iets mee te doen.